Une gestion centralisée.
Une activité simplifiée.

Rôle

WordPress reste utilisé pour :

• le site public ;
• les contenus ;
• le référencement naturel ;
• les pages commerciales ;
• WooCommerce ;
• le parcours de réservation en ligne.

L’objectif est de préserver le référencement existant et de ne pas remettre en cause ce qui fonctionne déjà bien côté commercial.

La refonte concerne principalement la gestion interne.

Aujourd’hui, chaque box physique est représenté par un produit WooCommerce distinct.

Avec une centaine de box puis davantage à l’avenir, cette organisation devient difficile à maintenir.

Le nouveau système distinguera désormais :

Le type de box

Exemples :

• Box 2 m² ;
• Box 4 m² ;
• Box Medium ;
• Box Large ;
• Box XL.

Ce sont les offres visibles sur le site.

Le box physique

Exemples :

• XL-34 ;
• XL-46 ;
• XL-47 ;
• M-12.

Ces unités physiques seront désormais gérées dans l’ERP.

Chaque box disposera notamment de :

• numéro ;
• type ;
• zone ;
• tarif ;
• statut ;
• client actuel ;
• contrat ;
• photos ;
• code de boîte à clés ;
• historique.

WooCommerce ne gérera plus individuellement chaque box physique.

Exemple :

Le site présente simplement :

Box XL – 169 €/mois

L’ERP connaît de son côté les 20 box XL physiques et sait lesquels sont réellement disponibles.

Exemple :

• 20 box XL ;
• 14 loués ;
• 2 réservés ;
• 1 à nettoyer ;
• 3 disponibles.

L’ERP indique donc automatiquement à WooCommerce :

Stock Box XL : 3

Après une nouvelle réservation :

Stock Box XL : 2

L’ERP devient ainsi la source de vérité du stock.

La création et l’administration des box physiques se feront directement depuis le nouvel outil.

Il sera notamment possible de :

• créer un box ;
• modifier ses caractéristiques ;
• changer son statut ;
• modifier son tarif ;
• le rendre indisponible ;
• rechercher par numéro ;
• filtrer par type, zone ou statut.

La création en série sera également prévue.

Exemple :

Type : XL
Numéros : 101 à 120
Zone : Extérieur
Tarif : 169 €

→ Créer 20 box

Cela permettra de gérer facilement 100, 150 ou 200 box sans passer par la liste de produits WooCommerce.

Le fonctionnement principal sera :

Disponible → Réservé → Loué → À nettoyer → Disponible

Un statut supplémentaire :

Indisponible

permettra de masquer certains box du site et du stock commercial.

Le nouvel outil disposera d’un tableau de bord donnant immédiatement une vision de l’activité :

• box disponibles ;
• box occupés ;
• box réservés ;
• box à nettoyer ;
• contrats actifs ;
• départs à venir ;
• paiements en retard ;
• anomalies éventuelles.

Une zone À faire présentera directement les actions nécessitant l’attention de l’administrateur.

Chaque location correspondra désormais à un véritable contrat Boxfacile dans l’ERP.

La fiche regroupera :

• client ;
• box ;
• date de début ;
• éventuelle date de fin ;
• tarif normal ;
• promotion ;
• caution ;
• mode de paiement ;
• état de facturation ;
• paiements ;
• état des lieux ;
• communications ;
• historique.

L’objectif est d’avoir toutes les informations utiles au même endroit.

Le parcours public reste proche de l’existant.

Le client :

1. choisit son type de box ;
2. choisit éventuellement une date de début ;
3. renseigne ses informations ;
4. choisit son mode de paiement ;
5. valide son contrat.

Une fois la réservation validée, l’ERP attribue une box physique disponible correspondant au type choisi.

Une location pourra également être créée directement depuis l’ERP.

Cela permettra notamment de gérer :

• un second box pour un client existant ;
• une réservation prise par téléphone ;
• une personne âgée ;
• un paiement par virement ;
• une situation particulière.

L’administrateur sélectionne :

• le client ;
• le type ou la box ;
• la date ;
• le tarif ;
• la caution ;
• le mode de paiement.

Le client reçoit ensuite son contrat à valider.

Le système de signature actuellement présent sur le site peut être conservé dans un premier temps.

Il fonctionne aujourd’hui et permet d’éviter de complexifier inutilement la première version.

Il pourra néanmoins être remplacé par une solution de signature électronique spécialisée afin de bénéficier de fonctions supplémentaires :

• contrat envoyé ;
• contrat consulté ;
• contrat signé ;
• contrat en attente ;
• relances ;
• historique ;
• conservation des documents ;
• meilleure gestion des versions.

Cette évolution pourra être décidée indépendamment du reste du projet.

Un client pourra réserver aujourd’hui une location débutant plus tard.

Exemple :

Réservation le 1er novembre → début le 15 décembre.

Le box passe immédiatement en statut :

Réservé

mais :

• le contrat ne démarre qu’à la date prévue ;
• les accès ne sont communiqués qu’à cette date ;
• l’état des lieux n’est envoyé qu’au bon moment.

Le délai maximum sera configurable par type de box.

Exemple :

• XL : 45 jours ;
• Medium : 30 jours ;
• Small : désactivé.

L’administrateur pourra modifier ces règles selon son niveau de stock.

Le nouvel outil intégrera directement les promotions dans le contrat.

Exemples :

• premier mois offert ;
• troisième mois offert ;
• 50 % pendant 3 mois ;
• autres promotions futures.

Exemple :

Tarif normal : 120 €/mois
Promotion : 50 % pendant 3 mois

Mois 1 : 60 €
Mois 2 : 60 €
Mois 3 : 60 €
Mois 4 : 120 €

L’ERP sait ainsi exactement combien facturer et prélever chaque mois.

Cela permet également de rendre les promotions beaucoup plus visibles sur le site sans créer de logique différente dans la facturation.

Billit reste utilisé pour ce qu’il fait très bien :

• création de la facture légale ;
• Peppol ;
• numérotation ;
• fonctions comptables ;
• documents associés.

En revanche, Billit ne décide plus quand facturer ni combien facturer.

Chaque échéance est calculée par Boxfacile.

Exemple :

Contrat actif
Tarif : 120 €
Promotion : -50 %
Montant du mois : 60 €

L’ERP demande alors simplement à Billit :

Créer la facture de 60 € pour cette période.

Deux modes principaux seront prévus.

Prélèvement automatique

Le client autorise le prélèvement via Mollie.

Chaque mois :

1. l’ERP calcule le montant ;
2. demande la création de la facture à Billit ;
3. demande à Mollie de prélever ce montant ;
4. récupère le résultat ;
5. met à jour le paiement.

Mollie ne gère donc pas lui-même un abonnement fixe.

L’ERP conserve totalement la maîtrise de la date et du montant.

Paiement manuel

Le client reçoit un lien Mollie lui permettant de régler lui-même.

Selon la configuration Mollie, le paiement pourra notamment être réalisé par :

• carte ;
• Bancontact ;
• autres moyens disponibles.

En cas d’échec du prélèvement :

Prélèvement échoué – 120 €

l’administrateur pourra simplement utiliser :

Envoyer un lien de paiement

Le client règle ponctuellement manuellement.

Le prélèvement automatique pourra rester actif pour les échéances suivantes.

Chaque échéance conservera les informations permettant de relier :

• contrat ;
• période ;
• facture Billit ;
• paiement Mollie ;
• montant ;
• statut.

Exemples de statuts :

• À facturer ;
• Facturé ;
• Paiement en attente ;
• Payé ;
• Échoué ;
• Remboursé.

Il n’est donc plus nécessaire de deviner quel paiement correspond à quelle facture.

Chaque opération importante disposera d’un identifiant unique.

Pour une période donnée, le système doit garantir :

• une seule facture ;
• un seul prélèvement ;
• un seul remboursement ;
• un seul email correspondant à un événement.

Même si un service externe répond deux fois ou si une opération est relancée, le système reconnaît qu’elle a déjà été exécutée.

C’est un élément important de la robustesse du nouvel outil.

Certains box actuellement loués en liquide pourront être conservés dans une section discrète.

Ils seront :

Indisponibles / hors facturation

Ils ne seront :

• ni proposés sur le site ;
• ni envoyés à Billit ;
• ni intégrés à la facturation automatique.

L’administrateur pourra néanmoins enregistrer :

• le client ;
• ses coordonnées ;
• le loyer convenu ;
• la date de début ;
• les paiements reçus ;
• quelques notes.

Le tarif peut être différent pour chaque client.

Une fois un box propre, l’administrateur peut préparer son état des lieux depuis son téléphone.

Il peut enregistrer :

• les photos ;
• une remarque ;
• le code de la boîte à clés.

L’état des lieux reste en attente jusqu’à la signature du contrat.

Une fois celui-ci signé, le client reçoit un lien privé lui permettant :

• de consulter les photos ;
• d’ajouter ses propres photos.

L’ensemble reste rattaché au contrat concerné.

La fin de contrat suivra un parcours guidé :

Fin de contrat → contrôle → caution → nettoyage → remise en location

L’administrateur pourra :

• valider la fin du contrat ;
• contrôler le box ;
• gérer la caution ;
• envoyer les communications nécessaires ;
• demander éventuellement un avis ;
• passer le box en nettoyage ;
• le remettre disponible.

Chaque contrat conserve le montant de caution réellement versé.

Lors du départ :

Caution versée : 240 €
Retenue éventuelle : 0 €
Montant à restituer : 240 €

Si la caution a été payée via Mollie et que le paiement le permet, Boxfacile pourra demander directement son remboursement.

Pour un remboursement effectué manuellement :

Marquer comme remboursée

permettra d’enregistrer :

• montant ;
• date ;
• méthode ;
• éventuelle note.

Le traitement correspondant côté Billit sera appliqué selon le fonctionnement comptable retenu.

La demande d’avis fera partie du parcours de clôture.

L’administrateur pourra choisir :

Demander un avis : Oui / Non

et sélectionner éventuellement :

• Google ;
• Facebook ;
• Yelp ;
• autre plateforme à l’avenir.

Google restera prioritaire.

L’ERP conservera la trace de la demande :

Avis Google demandé le 31/10/2026

Il n’est pas nécessaire de créer une intégration complexe avec chaque plateforme.

Le principe est surtout de demander l’avis :

au bon client, au bon moment, avec le bon lien.

Chaque fiche client disposera d’un onglet :

Communications

Il regroupera :

• emails automatiques Boxfacile ;
• historique des communications Billit ;
• échanges depuis info@boxfacile.be.

L’objectif est de pouvoir consulter rapidement l’historique avant d’appeler ou de répondre à un client.

Pour Billit, nous savons que les événements et principales informations de communication pourront être récupérés.

La disponibilité du contenu intégral des emails Billit reste à confirmer selon les possibilités exactes de leur API.

Si nécessaire, un lien direct permettra d’ouvrir le document concerné dans Billit.

Les automatisations seront volontairement limitées aux communications réellement utiles.

Exemples :

• bienvenue ;
• contrat ;
• état des lieux ;
• problème de paiement ;
• départ ;
• remboursement de caution ;
• demande d’avis.

Chaque automatisation pourra être activée ou désactivée.

Une page spécifique Produits interdits sera ajoutée au site.

Lors de la validation du contrat, une case supplémentaire pourra être demandée :

Je confirme avoir pris connaissance des produits interdits.

Cette acceptation sera conservée avec le contrat.

La partie assurance sera principalement retravaillée sur sa présentation.

L’objectif est de rendre l’information :

• plus visible ;
• plus claire ;
• plus facilement compréhensible par le client.

Une page dédiée permettra de contrôler rapidement le bon fonctionnement de l’ensemble.

Exemple :

Billit : connecté
Mollie : connecté
Emails : opérationnels
Factures du mois : 42 / 42 créées
Paiements : synchronisés

En cas de problème :

Facture B24 non créée

→ Réessayer

L’administrateur n’a donc plus besoin de vérifier manuellement plusieurs outils.

Si un service externe ne répond pas temporairement, l’opération ne sera pas perdue.

Exemple :

Billit est indisponible.

La facture reste enregistrée :

À envoyer

Le système pourra :

• réessayer automatiquement ;
• ou permettre une relance manuelle.

Même fonctionnement pour :

• Mollie ;
• Brevo ;
• autres services connectés.

La migration fera partie intégrante du projet.

L’objectif est de démarrer la nouvelle version avec une base propre et les locations actuelles correctement reprises.

Les données à reprendre comprennent notamment :

• box physiques ;
• types de box ;
• clients ;
• locations en cours ;
• tarifs ;
• cautions ;
• modes de paiement ;
• dates de début ;
• éventuelles dates de fin ;
• identifiants Billit ;
• commandes WooCommerce ;
• états des lieux ;
• résiliations ;
• historique utile.

Les locations actuellement en cours seront reprises intégralement dans le nouvel ERP.

Pour chaque contrat actif, nous vérifierons notamment :

• client ;
• box ;
• tarif réel ;
• date de début ;
• caution ;
• mode de paiement ;
• état de facturation ;
• prochaine échéance ;
• éventuel départ prévu.

Cette partie fera l’objet d’un contrôle particulier avant la mise en production.

Pour les anciens contrats, l’objectif n’est pas nécessairement de reconstruire intégralement chaque ancien workflow.

Nous conserverons les informations réellement utiles :

• ancien client ;
• box ;
• dates ;
• factures ;
• états des lieux ;
• événements importants ;
• identifiants permettant de retrouver les données dans les systèmes d’origine.

Cela permet de conserver un historique sans alourdir inutilement la migration.

Les anciennes références seront conservées dans l’ERP.

Par exemple :

• identifiant client WooCommerce ;
• ancienne commande WooCommerce ;
• identifiant BoxOps ;
• identifiant client Billit ;
• identifiants des factures Billit ;
• identifiants Mollie.

Cela permettra toujours de retrouver facilement une opération dans son système d’origine.

Avant la mise en production, un contrôle permettra de détecter des situations anormales telles que :

• box occupé sans contrat ;
• ancien client toujours facturé ;
• deux contrats sur le même box ;
• tarif manquant ;
• client sans identifiant Billit ;
• incohérence de statut ;
• contrat terminé mais encore actif.

Ces anomalies pourront être corrigées avant la bascule définitive.

L’objectif est de ne pas conserver durablement deux modes de fonctionnement en parallèle.

Le jour de la mise en production, Boxfacile bascule directement vers le nouveau modèle.

Le processus prévu sera :

1. tests de migration sur une copie ;
2. validation des contrats actifs ;
3. dernière synchronisation des données ;
4. contrôle des anomalies ;
5. activation du nouvel ERP ;
6. passage de WooCommerce au nouveau système de stock par type de box ;
7. désactivation des anciens scénarios Make ;
8. contrôle des premières opérations.

L’ancien BoxOps pourra rester temporairement accessible comme référence.

Il ne devra cependant plus :

• modifier les contrats ;
• créer des factures ;
• envoyer des emails ;
• modifier les stocks ;
• piloter les départs.

Il devient simplement une archive de sécurité pendant la période de transition.

Les automatisations actuellement réparties dans Make seront progressivement reprises dans l’ERP.

Cela concerne notamment :

• création des contrats ;
• facturation ;
• paiements ;
• synchronisations ;
• emails ;
• changements de statut.

L’objectif est de supprimer cette couche intermédiaire et de réduire fortement les risques de désynchronisation.

C’est le principe central du nouvel écosystème.

Boxfacile ERP

connaît et décide :

• box ;
• disponibilité ;
• contrat ;
• client ;
• tarif ;
• promotion ;
• montant ;
• échéance ;
• paiement ;
• caution ;
• départ.

Billit

exécute la facturation légale.

Mollie

exécute les paiements.

Brevo / messagerie

exécute les communications.

WooCommerce

commercialise les types de box et transmet les réservations.

Ainsi, la logique métier reste entièrement sous notre contrôle.

Le système sera prévu pour accompagner le développement futur de Boxfacile :

• ajout de dizaines ou centaines de box ;
• nouveaux petits box ;
• box extérieurs ;
• nouvelles zones ;
• nouveaux tarifs ;
• nouvelles promotions ;
• nouvelles méthodes de paiement ;
• nouveaux workflows.

L’ajout de nouvelles fonctions ne nécessitera plus de reconstruire toute la chaîne d’automatisation.

Une couche IA pourra être ajoutée dans un second temps.

Le nouvel ERP constituera justement une base beaucoup plus propre pour lui donner accès aux informations utiles.

L’assistant pourra par exemple :

• résumer la situation d’un client ;
• rechercher dans les communications ;
• retrouver une facture ;
• repérer les impayés ;
• préparer une réponse ;
• retrouver des documents ;
• assister l’administrateur dans ses tâches.

À plus long terme, cette architecture pourra également servir de base pour l’autre activité de l’entreprise :

• emails ;
• documents ;
• demandes clients ;
• préparation de devis ;
• suivi administratif.

Cette partie restera indépendante du lancement initial.

WordPress / WooCommerce
Site public – SEO – offres – réservation

↓

ERP Boxfacile
Source centrale de vérité

• parc physique ;
• disponibilités ;
• clients ;
• contrats ;
• réservations futures ;
• promotions ;
• facturation ;
• paiements ;
• cautions ;
• états des lieux ;
• communications ;
• avis ;
• départs ;
• automatisations ;
• contrôle système.

↓

Billit
Facturation légale – Peppol

Mollie
Prélèvements – paiements

Brevo / messagerie
Communications

Le projet ne consiste donc pas simplement à refaire le back-office actuel.

L’objectif est de mettre en place un véritable logiciel métier Boxfacile, pensé spécifiquement pour l’activité et capable de devenir progressivement le centre de gestion de l’entreprise.

Le site WordPress reste performant pour la partie commerciale et SEO, tandis que toute la complexité opérationnelle est déplacée dans un environnement conçu spécialement pour elle.

Le résultat doit être :

plus simple à utiliser, plus robuste, plus facile à contrôler et beaucoup plus facile à faire évoluer.